Materi Mengevaluasi Penggunaan Teknologi Perkantoran

Manfaat Teknologi Perkantoran

1)        Otomatisasi  perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

2)        Dapat  meletakkan  landasan  yang  kuat  untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

3)        Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

Konsep-Konsep Teknologi Perkantoran

·           Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

·           Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

·           Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

·           Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

·           Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

Dampak Perkembangan Teknologi Perkantoran

1.        Dampak Positif

 a)  Tenaga Penggeraknya :

1) Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat

2)  Disiplin dan gairah kerja naik.

3)  Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.

4)  Pendapatan tenaga kerja meningkat.

b) Prosedur Kerja

1)  Semakin mudah

2)  Semakin lancar

3)  Semakin sederhana (singkat)

4)  Efisiensi kerja (semakin selesai)

c)  Hasil Kerja

1)    Kualitas produk meningkat.

2)    Kuantitas produk meningkat.

3)    Standar mutu tertentu terpenuhi.

4)    Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat.

2.        Dampak Negatif Perkembangan Teknologi Perkantoran

1)  Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.

2)  Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit).

3)  Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.

4)  Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur  dan perlu diadakan pelatihan tenaga

Dilihat dari dampak dari perkembangan teknologi perkantoran akan mengakibatkan fungsi mesin-mesin kantor berpengaruh pada pekerjaan kantor.

Jenis-Jenis Mesin Kantor

1)  Tenaga Penggeraknya :

a.  Mesin Manual, yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia

b.  Mesin Listrik, yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik.

2)  Cara Kerja Komponennya :

a.    Mesin Mekanik, yaitu mesin yang rangkaian komponennya hanya bergerak pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakan secara manual dan ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

b.    Mesin elektronik, yaitu mesin dengan rangkaian komponen elektronik. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan tenaga listrik.

3)               Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:

a. Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;

·      Mesin tulis
·      Mesin penomor
·      Mesin dikte
·      Asahan pensil

b.    Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;

·      Pembuka surat

·      Pemotong kertas

·      Mesin penjilid

·      Pencatat uang kas

·      Hechtmachine

c.    Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;

·      Mesin jumlah

·      Komputer

·      Mesin hitung

d.   Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;

·  Mesin stensil

·  Mesin perekam sheet

·  Mesin stencil spirtus

·  Mesin offset

·  Mesin fotocopi

·  Berbagai mesin cetak

e.    Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;

·      Telepon dan interphone

·      Facsimile

·      Teleprinter

f.     Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;

·      Mikrofilm

·      Pelubang kertas/kartu

·      Penghancur kertas

Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

• ·       Aplikasi Pengolah Kata
• ·         Surat Elektronik (e-mail)
• ·         Voice Mail
• ·         Kalender Elektronik
• ·         Konfrensi Audio (Audio Confrencing)
• ·         Konferensi Video
• ·         Faxsimile
• ·         Slide Presentase
• ·         Pencitraan (Imaging)
• ·         Aplikasi Pengolah Angka

 

Virtual Office

Adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi didunia internet, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis

Karakteristik Kantor Maya

1.      Melintas batas

2.      Berbagi sumber daya

3.      Wilayah yang tersebar

4.      Anggota yang tidak tetap

Komponen Kantor Maya

1.      Virtual knowledge worker, seorang personal yang terampil dalam menggunakan aplikasi teknologi perkantoran

2.      Virtual teamwork, tim yang terbentuk dari penggabungan hight-tech dan hight-tauch yang memiliki performance tinggi

3.      Integrated complexs network intelligence, kemampuan mengintegrasi diri dalam hubungan yang komplek dan silang-menyilang dalam jaringan kerja cerdas

4.      Complexs matricxs structure, strutur organisasi yang silang menyilang dan mendatar.

5.      Faster learning organization, organisasi yang mempunyai kecepatan belajar sangat tinggi, beradaptasi dan proaktif terhadap perubahan

Bentuk Kantor Maya

1. 1.      Hotelling, kantor maya yang perusahaannya menyediakan fasilitas sentral yang dapat dipakai bersama-sama oleh pegawaikarena kebutuhan akan ruang kantor dan sarana penunjang kantor lainnya terus meningkat
2. 2.      Telecommuting, sekelompok pegawai kantor yang melakukan semua pekerjaan mereka di rumah.

Pengguna umum virtual office

a.       Home industry barang

b.      Akuntan

c.       Pengacara

d.      Hukum perusahaan

e.       Toko online

Keuntungan dari kantor virtual

·        Hemat biaya

·        Fleksibel

·        Banyak pilihan pekerjaan

·        Penghasilan tak terbatas

·        Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

Kerugian dari kantor virtual

1.  Rasa tidak memiliki

2.  Takut kehilangan pekerjaan

3.  Semangat kerja rendah

4.  Ketegangan keluarga